海南出臺(tái)流動(dòng)人員人事檔案細(xì)則 不得拒絕符合條件檔案

　　我省出臺(tái)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則

　　不得拒絕符合條件檔案接收申請(qǐng)

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)全省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，省人社廳日前發(fā)布了《海南省流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)實(shí)施細(xì)則(暫行)》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》)，明確了流動(dòng)人員人事檔案范圍及檔案的接收、查閱和調(diào)出的具體要求和操作。

　　嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案

　　流動(dòng)人員人事檔案范圍：

　　非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案;

　　辭職辭退、取消錄(聘)用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;

　　與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)(聘用)關(guān)系人員的檔案;

　　未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;

　　自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)(境)人員的檔案;

　　外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員檔案;

　　自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。

　　管理體制

　　流動(dòng)人員人事檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會(huì)保障部門，接受同級(jí)黨委組織部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　管理體制

　　流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上(含縣級(jí))公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)縣級(jí)以上(含縣級(jí))人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理。

　　★特別提醒

　　不得拒絕符合申請(qǐng)條件的檔案接收申請(qǐng)

　　檔案接收機(jī)構(gòu)

　　流動(dòng)人員

　　流動(dòng)人員申請(qǐng)戶籍所在地存檔的，由其戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡(jiǎn)稱公共人才機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé);申請(qǐng)工作所在地存檔的，由用人單位注冊(cè)地的同級(jí)公共人才機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。

　　非在編人員

　　機(jī)關(guān)和事業(yè)單位非在編人員、非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員、以及外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)中方雇員的檔案，由其現(xiàn)工作單位所在地或戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。

　　辭職人員

　　辭職辭退、取消錄(聘)用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員，以及與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)(聘用)關(guān)系人員，重新就業(yè)的應(yīng)當(dāng)在就業(yè)單位報(bào)到后，按照干部人事檔案轉(zhuǎn)遞的有關(guān)規(guī)定，將檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織人事部門保管;未就業(yè)或者重新就業(yè)單位不具備保管條件的，由原工作所在地或戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。

　　自由職業(yè)

　　未就業(yè)的大中專畢業(yè)生，自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)(境)人員，自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員，以及其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案，由其戶籍所在地公共人才機(jī)構(gòu)接收管理。

　　★特別提醒

　　要求各級(jí)公共人才機(jī)構(gòu)不得拒絕符合申請(qǐng)條件的流動(dòng)人員申請(qǐng)檔案接收。

　　無(wú)人事檔案管理權(quán)限的單位不得查閱檔案

　　檔案查閱范圍

　　查閱范圍包括國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位招考錄用審查需要查閱的檔案;

　　公安、檢察、法院、紀(jì)律檢查、監(jiān)察、國(guó)家安全等國(guó)家機(jī)關(guān)因偵查、審理等需要查閱有關(guān)人員的檔案;

　　經(jīng)存檔人同意后，具有人事檔案管理權(quán)限的用人單位因工作需要查閱的檔案。

　　出具證明范圍

　　出具證明范圍為流動(dòng)人員存檔證明、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)及其他各類與人事檔案相關(guān)的證明。

　　《實(shí)施細(xì)則》要求

　　要求公共人才機(jī)構(gòu)應(yīng)確保出具證明的內(nèi)容與檔案實(shí)際記載相關(guān)內(nèi)容一致。對(duì)檔案中無(wú)記載的證明，應(yīng)在相關(guān)材料補(bǔ)齊歸檔后出具;對(duì)超出檔案管理服務(wù)范圍的證明不予出具。

　　要求檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核實(shí)出具事由、本人有效身份證件，委托他人或單位申請(qǐng)的須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

　　★特別提醒

　　無(wú)人事檔案管理權(quán)限的單位不得查閱檔案，可由存檔人向公共人才機(jī)構(gòu)申請(qǐng)復(fù)印檔案中不涉及保密部分的相關(guān)材料，了解本人基本情況。

　　檔案接收步驟

　　1.申請(qǐng)

　　流動(dòng)人員以戶籍地為由申請(qǐng)的，須提供本人有效身份證件和戶口本;以工作所在地為由申請(qǐng)的，須提供原工作單位辭職、辭退或解除(終止)勞動(dòng)合同等證明或新工作單位勞動(dòng)合同、社保繳費(fèi)清單。委托他人或單位申請(qǐng)的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

　　2.核實(shí)

　　公共人才機(jī)構(gòu)在接到申請(qǐng)后，核實(shí)相關(guān)申請(qǐng)材料及存檔單位資質(zhì)。對(duì)不符合接收條件的，應(yīng)及時(shí)告知申請(qǐng)人或委托人，并說(shuō)明原因。

　　3.調(diào)檔

　　對(duì)已確認(rèn)存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，開(kāi)具《流動(dòng)人員人事檔案調(diào)檔函》;對(duì)未確認(rèn)存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，應(yīng)確認(rèn)其權(quán)限后再發(fā)函調(diào)檔，或?qū)⒃摍n案轉(zhuǎn)至當(dāng)?shù)毓踩瞬艡C(jī)構(gòu)再行調(diào)檔。

　　4.收檔

　　(1)流動(dòng)人員存檔單位須通過(guò)機(jī)要或派專人轉(zhuǎn)遞檔案，不得交由本人自帶。

　　(2)查驗(yàn)存檔單位開(kāi)具的《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，登記檔案轉(zhuǎn)出單位、時(shí)間和轉(zhuǎn)檔緣由。

　　5.檔案審核

　　(1)檔案管理人員須核對(duì)檔案目錄、檔案內(nèi)容和《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》等材料，確保檔案材料真實(shí)可靠、完整齊全。

　　(2)發(fā)現(xiàn)檔案中有虛假材料的，查明情況，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　(3)檔案中缺少部分關(guān)鍵材料，但不會(huì)導(dǎo)致一人多檔的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，填寫《流動(dòng)人員人事檔案缺少材料登記表》后予以接收。關(guān)鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。

　　(4)檔案材料嚴(yán)重不全，可能導(dǎo)致一人多檔且無(wú)法補(bǔ)全的，應(yīng)退回原存檔單位，同時(shí)告知申請(qǐng)人。

　　6.接收登記

　　(1)對(duì)通過(guò)審核的檔案，填寫《流動(dòng)人員人事檔案托管合同》，辦理檔案托管。檔案管理部門應(yīng)填寫檔案回執(zhí)，蓋章后寄回原存檔單位。部分材料尚未補(bǔ)全的，應(yīng)在回執(zhí)中注明，檔案審核材料應(yīng)及時(shí)歸入檔案并做好審核信息登記。

　　(2)對(duì)接收的檔案，必須建立接收人事檔案登記臺(tái)帳，及時(shí)準(zhǔn)確登記檔案人的姓名、性別、出生時(shí)間、身份證號(hào)碼、檔案轉(zhuǎn)入時(shí)間、轉(zhuǎn)檔單位等信息。

　　(3)對(duì)登記后的檔案應(yīng)及時(shí)交檔案管理人員入庫(kù)管理，檔案管理人員應(yīng)在接收登記臺(tái)帳簽字確認(rèn)，登記臺(tái)帳永久保存，以便核查。

　　檔案調(diào)出步驟

　　(一)申請(qǐng)

　　流動(dòng)人員檔案調(diào)出時(shí)，原以戶籍地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件;原以工作所在地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件和辭職、辭退或解除(終止)勞動(dòng)合同等證明(或原單位同意調(diào)出函)。委托他人或單位申請(qǐng)的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

　　(二)核實(shí)

　　公共人才機(jī)構(gòu)在接到申請(qǐng)后，核實(shí)相關(guān)申請(qǐng)材料及發(fā)函單位資質(zhì)。發(fā)函單位有人事檔案管理權(quán)限的，可以調(diào)出;發(fā)函單位無(wú)人事檔案管理權(quán)限或無(wú)法確認(rèn)的，不予調(diào)出檔案，并及時(shí)告知申請(qǐng)人或委托人。

　　(三)調(diào)出

　　辦理檔案調(diào)出時(shí)，檔案管理人員須仔細(xì)核對(duì)檔案目錄與內(nèi)容是否一致，確保一次性轉(zhuǎn)出全部材料。隨附《流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，同檔案一并轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，應(yīng)及時(shí)關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞情況，登記《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)》和機(jī)要單情況，更新信息管理系統(tǒng)，并定期核查。流動(dòng)人員人事檔案調(diào)出應(yīng)通過(guò)機(jī)要寄達(dá)，如調(diào)出和調(diào)入單位在同一地區(qū)，可協(xié)商派人事專員送取。轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)不再開(kāi)具行政(工資)介紹信。

　　查閱要求

　　(1)查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)填寫《查閱流動(dòng)人員人事檔案審核表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后查閱檔案。

　　(2)查閱單位應(yīng)派專人(兩名以上中共黨員)持單位介紹信及有效身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。

　　(4)需要摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)征得檔案管理部門同意。對(duì)摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對(duì)無(wú)誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。

　　(5)不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)說(shuō)明理由，登記在《查閱流動(dòng)人員人事檔案審批表》中，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可復(fù)制。

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